Ψηφιοποίηση
Eξελιγμένες υπηρεσίες ψηφιοποίησης και διαχείρισης δεδομένων
Με μια ματιά
Πώς Λειτουργεί
1. Ταυτοποίηση / Παραλαβή Φακέλων - Εγγράφων
Ο Χώρος ψηφιοποίησης μπορεί να είναι στους χώρους του πελάτη ή της Digital Partner αν είναι επιθυμητό
Ταυτοποίηση του συνολικού όγκου προς επεξεργασία
Παραλαβή των φακέλων / εγγράφων σε τακτά χρονικά διαστήματα.
Υπογράφεται πρωτόκολλο παραλαβής και κωδικοποιούνται οι φάκελοι και ο χώρος φύλαξης ώστε να είναι άμεσα ανακτήσιμοι αν απαιτηθεί
2. Κατηγοριοποίηση σελίδων ανά έγγραφο
Ειδικές διαχωριστικές σελίδες μπαίνουν ανά φάκελο / έγγραφο ώστε κατά την σάρωση αυτοματοποιημένα να διαχωρίζονται τα έγγραφα
3. Προετοιμασία σελίδων προς ψηφιοποίηση
Αφαιρούνται συνδετήρες συρραπτικά απο τα έγγραφα
Διορθώνονται όσες σελίδες είναι τσαλακωμένες – διπλωμένες
Στο βήμα αυτό τυχόν ιδιαιτερότητες των εγγράφων, όπως για παράδειγμα ύπαρξη κακών πρωτοτύπων, σκισμένων σελίδων κτλ. καταγράφονται σε ειδική φόρμα
4. Ψηφιοποίηση
Η σάρωση με Fujitsu Scanners εξασφαλίζει το καλύτερο ποιοτικά αποτέλεσμα
Ακόμη και χαμηλής ποιότητας έγγραφα ψηφιοποιούνται ιδανικά επιτρέποντας την αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων
Όλοι οι Η/Υ έχουν λογισμικό Fujitsu WorkPlace Protect και οι χειριστές αυτών κάνουν biometric encryption with AES (256 Bit) algorithms κάθε σκληρό δίσκο (Secure container) ώστε να αποκλειστεί κάθε πιθανότητα data breech
5. Capture
Αυτόματη κατηγοριοποίηση των εγγράφων ανεξάρτητα από τον όγκο ή την ποικιλομορφία τους. Έτσι το λογισμικό είναι σε θέση να αναγνωρίσει αυτόματα σε ποια κατηγορία εμπίπτει το κάθε έγγραφο.
Full Text Retrieval σε όλο το κείμενο σε Ελληνικά και Αγγλικά (Searchable PDF)
6. Ποιοτικός Έλεγχος
Οι έλεγχοι συνίστανται σε μια σειρά από βήματα και διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί η ομαλή πορεία
- σύνταξη και παρακολούθηση πρωτοκόλλων παραλαβής και παράδοσης,
- λεπτομερής καταγραφή των προσώπων που σχετίζονται με τα έγγραφα σε κάθε φάση
- επικοινωνία με τους αρμόδιους από την πλευρά του πελάτη, για την ομαλότερη διεξαγωγή των εργασιών και επίλυση τυχόν αποριών ή θεμάτων που προκύπτουν και δυσχεραίνουν την πορεία του έργου,
- έλεγχοι ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων,
- σβήσιμο λευκών σελίδων (μη παραδοτέες),
- έλεγχοι αναγνωσιμότητας και πληρότητας του υλικού
- έλεγχοι των στοιχείων χαρακτηρισμού
7. Indexing
Indexing των απαραίτητων πεδίων χαρακτηρισμού
Χρήση τεχνικών πολλαπλών καταχωρήσεων ή επαλήθευσης από πίνακα δεδομένων για την διασφάλιση της ορθότητας καταχώρησης.
Ο χαρακτηρισμός γίνεται
- Με τη μέθοδo της πληκτρολόγησης των πεδίων όπως για παράδειγμα τον αριθμό μητρώου υπαλλήλου
- Με την μέθοδο της επιλογής απο drop down menu
- Με την μέθοδο data base look up των πεδίων. Για παράδειγμα έχοντας τον αριθμό μητρώου υπαλλήλου τα υπόλοιπα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα όπως όνομα , επίθετο κλπ
8. Post Pare
Με το πέρας της ψηφιοποίησης αφαιρούνται οι διαχωριστές και το σύνολο των σελίδων κάθε κατηγορίας εγγράφου συρράπτεται με τη χρήση ενός συρραπτικού. Στη συνέχεια τα έγγραφα τοποθετούνται στους φακέλους από τους οποίους και προήλθαν
9. Παράδοση ηλεκτρονικού αρχείου
Παράδοση ηλεκτρονικού αρχείου
- Στο CRM
- Στο ERP
- Στο HR Management
Στα πλαίσια της τήρησης των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας που ακολουθούμε ISO 27001 και με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του προς ψηφιοποίηση υλικού, θα παραδοθούν όλα τα μαγνητικά μέσα (Σκληροί δίσκοι) που θα χρησιμοποιηθούν στο έργο με την ολοκλήρωση των εργασιών μας.
10. Παράδοση των φακέλων / εγγράφων στον κωδικοποιημένο χώρο φύλαξης τους
Παράδοση Φακέλων /εγγράφων με πρωτόκολλο παράδοσης