+30 2104409000 sales@digitalpartner.gr

Scanning Services

Οι κυριότερες προκλήσεις για βελτιστοποίηση της λειτουργίας του που αντιμετωπίζει κάθε οργανισμός, εντοπίζονται στις ακόλουθες:

  • Ταχύτητα ανάκτησης φακέλων / εγγράφων
  • Πιθανή λανθασμένη φυσική αρχειοθέτηση ή απώλεια φακέλων / εγγράφων
  • Πιθανή καταστροφή φακέλων / εγγράφων λόγω παλαιότητας και συνθηκών φύλαξης
  • Ασφάλεια από πιθανή φυσική καταστροφή
  • Υπερβολικός φόρτος εργασίας του προσωπικού
  • Κόστος φύλαξης, ανάκτησης και παραγωγής αντιγράφων από εξωτερικούς συνεργάτες

Βάσει των παραπάνω, είναι εμφανές πως η επεξεργασία των εντύπων συνεπάγεται σημαντικά κόστη, τόσο σε πόρους όσο και σε χρόνο, καθώς το προσωπικό απασχολείται με πρόσθετες δραστηριότητες, πέραν των βασικών του καθηκόντων.

Είναι εφικτό πλέον εύκολα να αξιοποιήσετε τις παρεχόμενες αυτοματοποιήσεις και να επιταχύνετε τις διαδικασίες σας, να μειώσετε το λειτουργικού σας κόστους, έχοντας τα δεδομένα γρήγορα και αξιόπιστα. Η επιλογή της πρότασής μας προσφέρει:

    • Αυτοματοποίηση
    • Συντήρηση του αρχείου σε ψηφιακή μορφή
    • Αποφυγή αλλοίωσης δεδομένων
    • Ταχεία Απόδοση της Επένδυσης (ROI – απόσβεση κόστους)
    • Υψηλής ποιότητας και αξιοπιστίας αποτελέσματα
    • Εκτενή και ολοκληρωμένη λειτουργικότητα
    • Δυνατότητα επεκτασιμότητας και Προσαρμοστικότητα
    • Εύκολη χρήση και απλή εγκατάσταση
    • Αξιοποίηση των πόρων του πελάτη

Επιπρόσθετα, αναφέρουμε πως η συγκεκριμένη λύση, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε είδους έντυπο – διαδικασία, όπως παραστατικά, συμβάσεις, αιτήσεις κλπ.

H Digital Partner με εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό  και με μεγάλη εμπειρία σε έργα ψηφιοποίησης, Data Capture και διαχείρισης ευαίσθητων δεδομένων διασφαλίζει:

    • GDPR Ready Solution
    • Σχεδιασμός, Ανάλυση, Υλοποίηση έργου
    • Εμπειρία σε εσωτερικές διαδικασίες και διαβαθμίσεις μεγάλων οργανισμών
    • Ασφάλεια των προς επεξεργασία δεδομένων 
    • Διαθεσιμότητα για άμεση έναρξη εργασιών
    • Ποιότητα των υπηρεσιών
    • Προσιτό κόστος 
    • Συνέπεια στον χρόνο υλοποίησης

Η Digital Partner υλοποιεί υπηρεσίες ψηφιοποίησης, ενδυναμώνοντας τις υπηρεσιακές σας διαδικασίες μετατρέποντας έγγραφα,  σε ψηφιακά δεδομένα.

Η Digital Partner είναι πιστοποιημένη με τα πρότυπα ISO 9001:2000 καθώς και ISO 27001:2013 για υπηρεσίες ψηφιοποίησης, ψηφιοποίηση ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων και δεδομένων υγείας

Η Digital Partner IKE έχει ήδη εγκριθεί ως προμηθευτής για τον Ψηφιακό Μετασχηματισμό Μικρομεσαίων Επιχειρήσεων — προμηθευτής στην πλατφόρμα Digital SME με κωδικό 72048, προσφέροντας λύσεις ψηφιοποίησης όπως:

  1. Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης Φακέλων Προσωπικού
  2. Εκκαθάριση Τιμολογίων

Η εξειδίκευση της Digital Partner IKE εντοπίζεται στις εξελιγμένες υπηρεσίες ψηφιοποίησης. Ως Digital Partner έχουμε ψηφιοποιήσει περισσότερες από 20.000.000 σελίδες τα τελευταία 3 χρόνια για λογαριασμό μεγάλων πελατών τόσο του ιδιωτικού όσο και του δημοσίου τομέα. Πρόκειται για πελάτες που δραστηριοποιούνται στον τομέα της ενέργειας, των μεταφορών, της παραγωγής πετρελαιοειδών, των τηλεπικοινωνιών, της πληροφορικής καθώς επίσης και δημόσιοι φορείς και Υπουργεία.

 

Υπηρεσίες ψηφιοποιησης φακέλων προσωπικού

Ψηφιοποίηση και χαρακτηρισμός σελίδων με κατηγοριοποίηση και χαρακτηρισμών εγγράφων φακέλων προσωπικού (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, Ονοματεπωνυμο, ημερομηνία Γέννησης, ημερομηνία πρόσληψης, Έντυπα Πρόσληψης, Συμβάσεις, Πτυχία-Πιστοποιήσεις, Άδεια Ασκήσεως Επαγγέλματος, Δικαιολογητικά Πρόσληψης, Βιογραφικο, Έγγραφο Ταυτοποίησης, Δικαιολογητικά ΑΦΜ/ΔΟΥ/ΙΒΑΝ, Σεμινάρια, Συστατικές Επιστολές, Δικαιολογητικά Οικογενειακής Κατάστασης, Προϋπηρεσία, Δίπλωμα οδήγησης, Επιστολή Κινητού. Παραδίδονται σε μορφή searchable PDF’s ανά έγγραφο και τα μεταδεδομένα τους σε μορφή csv/txt/xml.

Γιατί να ψηφιοποιήσετε;
• Πιθανή λανθασμένη φυσική αρχειοθέτηση ή απώλεια φακέλων / εγγράφων
• Πιθανή καταστροφή φακέλων / εγγράφων λόγω παλαιότητας και συνθηκών φύλαξης
• Υπερβολικός φόρτος εργασίας του προσωπικού
• Κόστος φύλαξης, ανάκτησης και παραγωγής αντιγράφων από εξωτερικούς συνεργάτες

Σε αυτό το πλαίσιο προσφέρονται μια σειρά από εξειδικευμένες υπηρεσίες που ποικίλους τομείς μεταξύ άλλων και η Ταυτοποίηση και Ψηφιοποίηση Φακέλου Προσωπικού. Οι συγκεκριμένες υπηρεσίες έχουν υλοποιηθεί με επιτυχία σε έναν από τους μεγαλύτερους ιατρικούς ομίλους της χώρας.

Διαδικασία
1. Μελέτη και καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης και των ιδιαιτεροτήτων του αρχείου . Το είδος των εγγράφων, την ποσότητα τους, τον τρόπο που είναι αρχειοθετημένα.
2. Ταυτοποίηση αρχείου, Κωδικοποίηση Φακέλων Προσωπικού με Barcode 2D QR
3. Πρωτόκολλο παράδοσης/ παραλαβής των φακέλων ανά τακτά χρονικά διαστήματα μέχρι την ολοκλήρωση της διαδικασίας της Ψηφιοποίησης
4. Προετοιμασία των εγγράφων για Ψηφιοποίηση ακολουθώντας συγκεκριμένους κανόνες και τεχνικές για τον διαχωρισμό τους. Τηρείται φόρμα παρατηρήσεων για καταγραφή ενδεχόμενων ιδιαιτεροτήτων τους.
5. Σάρωση των εγγράφων. Με την χρήση κατάλληλου λογισμικού, δημιουργούνται ψηφιακά αντίγραφα. Γίνεται δειγματοληπτική παρουσίαση τους στον πελάτη με στόχο το βέλτιστο επιθυμητό αποτέλεσμα.
6. Επανατοποθέτηση των εγγράφων στην αρχική τους κατάσταση.
7. Εισαγωγή των ψηφιακών αντιγράφων σε λογισμικό τεκμηρίωσης μεταδεδομένων
8. Χαρακτηρισμών εγγράφων ανά κατηγορία (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, Ονοματεπωνυμο, ημερομηνία Γέννησης, ημερομηνία πρόσληψης, Έντυπα Πρόσληψης, Συμβάσεις, Πτυχία, Πιστοποιήσεις, Άδεια Ασκήσεως Επαγγέλματος, Δικαιολογητικά Πρόσληψης, Βιογραφικο, Έγγραφο Ταυτοποίησης, Δικαιολογητικά ΑΦΜ/ΔΟΥ/ΙΒΑΝ, Σεμινάρια, Συστατικές Επιστολές, Δικαιολογητικά Οικογενειακής Κατάστασης, Προϋπηρεσία, Δίπλωμα οδήγησης, Επιστολή Κινητού.
9. Παραδίδονται σε μορφή searchable PDF’s ανά έγγραφο και τα μεταδεδομένα τους σε μορφή csv/txt/xml
10. Δυνατότητες για διαλειτουργικότητα με οποιοδήποτε HR Management Application όπως SAP HR – Oracle PeopleSoft – Pylon HRM.

Οφέλη
• Ασφάλεια από πιθανή φυσική καταστροφή
• Ταχύτητα ανάκτησης φακέλων / εγγράφων
• Γεωγραφική Ανεξαρτησία για την πρόσβαση στην πληροφορία
• Ενεργοποίηση τηλεργασίας και για τα στελέχη του τμήματος προσωπικού

 

Εκκαθάριση Τιμολογίων

Ψηφιοποίηση και χαρακτηρισμός ιστορικού αρχείου παραστατικών/τιμολογίων με καθορισμένα από τον πελάτη πεδία (πχ ΑΦΜ & Επωνυμία Προμηθευτή, Τύπος & Αριθμός Παραστατικού, Ημερομηνία Έκδοσης). Παραδίδονται σε μορφή searchable PDF’s ανά παραστατικό και τα μεταδεδομένα τους σε μορφή csv/txt/xml. 

Γιατί να ψηφιοποιησετε;  

  • Πιθανή λανθασμένη φυσική αρχειοθέτηση ή απώλεια φακέλων / εγγράφων 
  • Πιθανή καταστροφή φακέλων / εγγράφων λόγω παλαιότητας και συνθηκών φύλαξης
  • Υπερβολικός φόρτος εργασίας του προσωπικού 
  • Κόστος φύλαξης, ανάκτησης και παραγωγής αντιγράφων από εξωτερικούς συνεργάτες 

Σε αυτό το πλαίσιο προσφέρονται μια σειρά από εξειδικευμένες υπηρεσίες που ποικίλους τομείς μεταξύ άλλων και το Invoice Clearing As A Service. Οι συγκεκριμένες υπηρεσίες έχουν υλοποιηθεί με επιτυχία σε ομίλους διαχείρισης ορυκτού πλούτου και  παραγωγής ενέργειας καθώς και σε ναυτιλιακές εταιρίες. 

Διαδικασία 

  1. Μελέτη και καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης και των ιδιαιτεροτήτων του αρχείου. Το είδος των παραστατικών, την ποσότητα τους, τον τρόπο που είναι αρχειοθετημένα.
  2. Ταυτοποίηση αρχείου. 
  3. Πρωτόκολλο παράδοσης/ παραλαβής των παραστατικών.    
  4. Προετοιμασία των παραστατικών για Ψηφιοποίηση ακολουθώντας συγκεκριμένους κανόνες και τεχνικές για τον διαχωρισμό τους. Τηρείται φόρμα παρατηρήσεων για καταγραφή ενδεχόμενων ιδιαιτεροτήτων τους.  
  5. Σάρωση των παραστατικών. Με την χρήση κατάλληλου λογισμικού, δημιουργούνται ψηφιακά αντίγραφα. Γίνεται δειγματοληπτική παρουσίαση τους στον πελάτη με στόχο το βέλτιστο επιθυμητό αποτέλεσμα.  
  6. Επανατοποθέτηση των παραστατικών στην αρχική τους κατάσταση.  
  7. Χαρακτηρισμός των παραστατικών με 5 πεδία (ΑΦΜ & Επωνυμία Προμηθευτή, Τύπος & Αριθμός Παραστατικού, Ημερομηνία Έκδοσης). 
  8. Παραδίδονται σε μορφή searchable PDF’s ανά έγγραφο και τα μεταδεδομένα τους σε μορφή csv/txt/xml. 
  9. Δυνατότητες για διαλειτουργικότητα με οποιοδήποτε ERP σύστημα ( όπως SAP / Soft1 / EpsilonNet / Navision). 

Οφέλη  

Τα οφέλη που προκύπτουν με την επιλογή της πρότασής μας είναι πολλαπλά.   

  • Ασφάλεια από πιθανή φυσική καταστροφή  
  • Ταχύτητα ανάκτησης φακέλων / εγγράφων 
  • Γεωγραφική Ανεξαρτησία για την πρόσβαση στην πληροφορία 
  • Ενεργοποίηση τηλεργασίας και για τα στελέχη του τμήματος λογιστηρίου 

Πώς Λειτουργεί

1. Ταυτοποίηση / Παραλαβή Φακέλων / Εγγράφων

Ο Χώρος ψηφιοποίησης μπορεί να είναι στους χώρους του πελάτη ή της Digital Partner αν είναι επιθυμητό

Ταυτοποίηση του συνολικού όγκου προς επεξεργασία

Παραλαβή των φακέλων / εγγράφων σε τακτά χρονικά διαστήματα.

Υπογράφεται πρωτόκολλο παραλαβής και κωδικοποιούνται οι φάκελοι και ο χώρος φύλαξης ώστε να είναι άμεσα ανακτήσιμοι αν απαιτηθεί.

2. Κατηγοριοποίηση σελίδων ανά έγγραφο

Ειδικές διαχωριστικές σελίδες μπαίνουν ανά φάκελο / έγγραφο ώστε κατά την σάρωση  αυτοματοποιημένα να διαχωρίζονται τα έγγραφα

3. Προετοιμασία σελίδων προς ψηφιοποίηση

Αφαιρούνται συνδετήρες συρραπτικά απο τα έγγραφα

Διορθώνονται όσες σελίδες είναι τσαλακωμένες – διπλωμένες

Στο βήμα αυτό τυχόν ιδιαιτερότητες των εγγράφων, όπως για παράδειγμα ύπαρξη κακών πρωτοτύπων, σκισμένων σελίδων κτλ. καταγράφονται σε ειδική φόρμα.

4. Ψηφιοποίηση

Η σάρωση με Fujitsu Scanners εξασφαλίζει το καλύτερο ποιοτικά αποτέλεσμα

Ακόμη και χαμηλής ποιότητας έγγραφα ψηφιοποιούνται ιδανικά επιτρέποντας την αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων

Όλοι οι Η/Υ έχουν λογισμικό Fujitsu WorkPlace Protect και οι χειριστές αυτών κάνουν biometric encryption with AES (256 Bit) algorithms κάθε σκληρό δίσκο (Secure container) ώστε να αποκλειστεί κάθε πιθανότητα data breech

5. Capture

Αυτόματη κατηγοριοποίηση των εγγράφων ανεξάρτητα από τον όγκο ή την ποικιλομορφία τους. Έτσι το λογισμικό είναι σε θέση να αναγνωρίσει αυτόματα σε ποια κατηγορία εμπίπτει το κάθε έγγραφο.  

  • Full Text Retrieval σε όλο το κείμενο σε Ελληνικά και Αγγλικά (Searchable PDF)
6. Ποιοτικός Έλεγχος
Οι έλεγχοι συνίστανται σε μια σειρά από βήματα και διαδικασίες προκειμένου να διασφαλιστεί η ομαλή πορεία

  • σύνταξη και παρακολούθηση πρωτοκόλλων παραλαβής και παράδοσης,
  • λεπτομερής καταγραφή των προσώπων που σχετίζονται με τα έγγραφα σε κάθε φάση,
  • επικοινωνία με τους αρμόδιους από την πλευρά του πελάτη, για την ομαλότερη διεξαγωγή των εργασιών και επίλυση τυχόν αποριών ή θεμάτων που προκύπτουν και δυσχεραίνουν την πορεία του έργου,
  • έλεγχοι ποιότητας των σαρωμένων εγγράφων,
  • σβήσιμο λευκών σελίδων (μη παραδοτέες),
  • έλεγχοι αναγνωσιμότητας και πληρότητας του υλικού
  • έλεγχοι των στοιχείων χαρακτηρισμού.
7. Indexing
Indexing των απαραίτητων πεδίων χαρακτηρισμού

Χρήση τεχνικών πολλαπλών καταχωρήσεων ή επαλήθευσης από πίνακα δεδομένων για την διασφάλιση της ορθότητας καταχώρησης.

Ο χαρακτηρισμός γίνεται

  • Με τη μέθοδo της πληκτρολόγησης των πεδίων όπως για παράδειγμα τον αριθμό μητρώου υπαλλήλου
  • Με την μέθοδο της επιλογής απο drop down menu
  • Με την μέθοδο data base look up των πεδίων. Για παράδειγμα έχοντας τον αριθμό μητρώου υπαλλήλου τα υπόλοιπα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα όπως όνομα , επίθετο κλπ
8. Post Pare

Με το πέρας της ψηφιοποίησης αφαιρούνται οι διαχωριστές και το σύνολο των σελίδων κάθε κατηγορίας εγγράφου συρράπτεται με τη χρήση ενός συρραπτικού. Στη συνέχεια τα έγγραφα τοποθετούνται στους φακέλους από τους οποίους και προήλθαν.

9. Παράδοση ηλεκτρονικού αρχείου
Παράδοση ηλεκτρονικού αρχείου

  • Στο CRM
  • Στο ERP
  • Στο  HR Management

Στα πλαίσια της τήρησης των απαιτούμενων διαδικασιών ασφάλειας που ακολουθούμε ISO 27001 και με σκοπό το μηδενισμό του κινδύνου ολικής ή μερικής απώλειας του προς ψηφιοποίηση υλικού, θα παραδοθούν όλα τα μαγνητικά μέσα (Σκληροί δίσκοι) που θα χρησιμοποιηθούν στο έργο με την ολοκλήρωση των εργασιών μας.

10. Παράδοση των φακέλων / εγγράφων στον κωδικοποιημένο χώρο φύλαξης τους.

Παράδοση Φακέλων /εγγράφων με πρωτόκολλο παράδοσης

Επικοινωνήστε μαζί μας!

8 + 1 =

Διεύθυνση

Παγγαίου & Αγγίστης 1, 11855 Αθήνα

Emails

ck@digitalpartner.gr

gn@digitalpartner.gr

sales@digitalpartner.gr

support@digitalpartner.gr

Τηλέφωνο

+30 2104409000